Gestiona las facturas electrónicas de tus servicios de salud desde SanaDrive, el software médico donde administras tus pacientes y pagos. Genera la factura al registrar cada abono o registra primero el pago y emítela después, según la modalidad configurada para tu consultorio o clínica.
Solicita tu demo gratisGestiona la facturación de tu consultorio o clínica tanto para pacientes como para entidades que cubren total o parcialmente la atención. El módulo permite registrar pagos, consultar documentos emitidos y revisar los motivos de rechazo de una factura. Puedes configurar la emisión por abono o manual según tu proceso de cobro.
Desde administración puedes seleccionar el paciente o tercero a quien facturas, definir la condición y el medio de pago, y agregar los conceptos correspondientes a los servicios prestados.
Para cada concepto puedes ingresar descripción, cantidad, precio unitario, descuento e impuesto cuando corresponda. Antes de generar la factura, revisa los valores y completa los demás campos del documento.
Cuando una entidad cubre total o parcialmente una atención médica, SanaDrive permite configurar la entidad pagadora y la tarifa de copago correspondiente al paciente.
El copago puede definirse como un valor fijo o un porcentaje. También puede configurarse en cero cuando la entidad cubre la totalidad del servicio.
Para generar la factura a la entidad, los servicios deben estar registrados como realizados y el pago correspondiente al paciente debe haberse efectuado cuando aplique. Desde administración puedes seleccionar las órdenes pendientes de esa entidad y agruparlas en una sola factura o facturarlas individualmente.
En la modalidad por abono, cada abono registrado en SanaDrive genera automáticamente dos documentos: el recibo de caja y la factura electrónica.
Esta modalidad debe estar configurada para que ambos documentos se generen al ingresar el pago.
En la modalidad manual, al registrar un pago se genera primero el recibo de caja. Cuando necesitas emitir la factura electrónica, seleccionas ese recibo y utilizas la opción «Generar factura».
Puedes hacerlo desde el histórico de pagos del paciente o desde administración, en la sección de facturación y recibos de caja. El momento de emisión debe considerar las obligaciones que correspondan a tu consultorio o clínica.
Desde administración puedes consultar los recibos de caja y las facturas de venta mediante un filtro por rango de fechas. Al seleccionar un documento, puedes revisar sus detalles, imprimirlo o enviarlo al correo electrónico registrado del paciente o tercero.
También puedes consultar los documentos desde el histórico de pagos y el histórico de facturas del paciente.
Si la DIAN rechaza una factura o el documento no se genera, puedes ingresar a Reportes → Más reportes → Log de errores de facturación.
Allí consultas el motivo registrado, revisas la información y realizas la corrección que corresponda. Si el mensaje no es claro, puedes contactar a soporte técnico desde el chat de SanaDrive.
El pago corresponde al dinero recibido. El recibo de caja registra ese pago y genera el movimiento en el flujo de caja del consultorio o clínica. La factura electrónica es el documento de venta asociado.
Aunque forman parte del proceso de cobro, el recibo y la factura cumplen funciones diferentes. Registrar un pago no equivale, por sí solo, a emitir una factura electrónica.
En SanaDrive, la relación entre ambos documentos depende de la modalidad configurada:
Por abono
Al registrar cada abono se generan el recibo de caja y la factura electrónica.
Manual
Primero se genera el recibo de caja y después puedes emitir la factura desde ese recibo.
Esta distinción permite que tu equipo identifique el pago registrado y la factura correspondiente durante el cobro de los servicios de salud.
Necesitas los datos de identificación y contacto del paciente o tercero a quien se factura, además de la información solicitada para el documento y los conceptos que vas a incluir.
Antes de generar la factura, revisa que la información del tercero esté completa y que los conceptos, cantidades y valores correspondan a los servicios que deseas facturar.
En SanaDrive puedes configurar campos del formulario de pacientes como visibles y requeridos. Esto permite solicitar la información necesaria desde el registro del paciente y revisarla antes de iniciar la emisión.
Para comenzar a facturar desde SanaDrive, necesitas un plan que incluya facturación electrónica, completar los trámites correspondientes ante la DIAN y configurar la modalidad de emisión. El plan más básico no incluye esta funcionalidad.
Tu consultorio o clínica es responsable de tramitar la información que corresponda en los sistemas de la DIAN y asociarla posteriormente en SanaDrive. Te recomendamos contar con el acompañamiento de la persona responsable de la contabilidad y tramitar la numeración electrónica antes de finalizar la habilitación, para disponer de la información necesaria al configurar la emisión.
SanaDrive se integra con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar la facturación electrónica sin necesidad de contratar otra plataforma de facturación. La facturación electrónica incluye el certificado digital sin costo adicional.
Selecciona la modalidad por abono si necesitas generar la factura al registrar cada abono, o manual si tu equipo la emitirá posteriormente desde el recibo de caja.
La factura electrónica registra la venta del servicio. Los RIPS contienen información de la atención prestada y, en los casos aplicables, funcionan como soporte de la factura electrónica en salud.
Para conocer las funcionalidades relacionadas con el registro de la atención, consulta el módulo de RIPS.
Sí. Desde administración puedes seleccionar el paciente o tercero, definir la condición y el medio de pago, agregar los conceptos y revisar los valores antes de generar la factura.
Sí, cuando tu consultorio o clínica tiene configurada la modalidad por abono. Cada abono registrado en SanaDrive genera automáticamente un recibo de caja y una factura electrónica.
Sí. En la modalidad manual, SanaDrive genera primero el recibo de caja. Después puedes seleccionarlo desde el histórico de pagos del paciente o desde administración y utilizar la opción «Generar factura».
No. El recibo de caja registra el pago y su movimiento en caja. La factura electrónica es el documento de venta asociado. Su emisión depende de la modalidad configurada en SanaDrive.
Sí. Desde la historia del paciente puedes asociar los datos de un tercero para emitir la factura a su nombre. También puedes seleccionar el tercero al crear una factura desde administración.
Sí. SanaDrive permite configurar tarifas de copago por valor fijo o porcentaje y asociarlas al plan de tratamiento del paciente. Cuando la entidad cubre todo el servicio, la tarifa del paciente puede configurarse en cero.
Sí. Desde administración puedes seleccionar varias órdenes pendientes de una misma entidad y generar una sola factura, o facturarlas individualmente. Los servicios deben estar realizados y el copago registrado cuando aplique.
En Reportes → Más reportes → Log de errores de facturación. Allí puedes consultar el motivo registrado y revisar la información que debes corregir. Si necesitas ayuda para interpretar el mensaje, contacta a soporte desde el chat de SanaDrive.
No necesitas contratar otra plataforma de facturación. SanaDrive se integra con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar las facturas electrónicas. La funcionalidad debe estar incluida en tu plan.
Sí. La facturación electrónica incluye el certificado digital sin costo adicional.
No. El plan más básico no incluye facturación electrónica. Al elegir tu suscripción, verifica que el plan contemple esta funcionalidad.
Tu consultorio o clínica realiza los trámites que le correspondan ante la DIAN y posteriormente asocia esa información en el software. Te recomendamos contar con el acompañamiento de la persona responsable de la contabilidad durante el proceso.
Solicita una demo gratis y conoce cómo SanaDrive se adapta a tu consultorio o clínica.
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